Facturación electrónica obligatoria y sus programas:
Que no te la cuelen

Desde que comenzó el año 2024, cada mes más clientes me han comentado que les habían llamado comerciales de programas para facturación electrónica, que una persona iba a ir a sus instalaciones para explicarle qué programa necesitaba su negocio para cumplir la normativa, o que si yo sabía cuál era el mejor (y más barato) programa de facturación electrónica para ellos.

Siempre hay alguien que intenta aprovecharse del desconocimiento o la incertidumbre, especialmente cuando se tratan temas complejos.

En este artículo se expone la información concisa y suficiente, para clarificar algunas de las inquietudes que están surgiendo en autónomos y Pymes, de manera que no puedan ser condicionados en su toma de decisiones.

 

LO PRIMERO, ¿QUÉ ES UNA FACTURA ELECTRÓNICA?

Si en algún momento, desde el año 2015, has prestado un servicio o vendido un bien a alguna Administración Pública, te sonarán las palabras “Factura-e” y “FACe”. La facturación electrónica es obligatoria desde dicho año para las relaciones mantenidas con las Administraciones Públicas, “Factura-e” y “FACe” son herramientas y formatos puestos a disposición por el Estado, para la confección y envío de las facturas electrónicas obligatorias.

Las facturas electrónicas solo pueden emitirse a través de un programa de facturación de la Agencia Tributaria, o de otros programas de empresas privadas que estén certificados.

Se emiten en un formato electrónico, el cual debe cumplir con un contenido mínimo y unas características técnicas definidas en la normativa, de manera que la factura no queda emitida y enviada hasta que no cumple con la validación.

El último paso indispensable en el proceso de facturación electrónica es la firma digital, para lo que será necesario disponer del certificado digital de la empresa o el empresario.

Estas facturas quedan registradas y son accesibles electrónicamente, conociéndose su estado de tramitación en tiempo real. De esta manera, se puede obtener toda la trazabilidad de la operación, y ofrece mayores garantías en comparación a las facturas emitidas con plantillas modificables de Excel, Word, programas personalizados… y sin necesidad de tener que requerir los archivos de registro contable para poder comprobar su veracidad.

 

¿SERÁ OBLIGATORIA LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA EN ESPAÑA?

La factura electrónica obligatoria es una de las medidas aprobadas en el marco de la Ley de Creación y Crecimiento Empresarial, una norma que acabó entrando en vigor en septiembre de 2022.

¡Pero ojo! Esta Ley que se empezó a aplicar en octubre de 2022, contemplaba excepciones en el inicio de aplicación de alguno de sus artículos. Entre ellos, el artículo 12 referente a la nueva obligación en la facturación para empresarios y profesionales.

Entre las disposiciones finales de la “Ley Crea y Crece”, se emplazaba al legislador a desarrollar reglamentariamente los requisitos técnicos y de información a incluir en la factura electrónica. El primer resultado de este mandato, que fue en forma de borrador de proyecto de Real Decreto por el que se desarrolla la Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas (Ley Crea y Crece) en lo referido a la factura electrónica entre empresas y profesionales, se anunció el 15 de junio de 2023.

Una vez aprobado este desarrollo legal, que ya está en camino y que aún puede sufrir modificaciones, comenzará el periodo para que empresarios y profesionales de toda España se adapten al nuevo sistema de emisión de facturas entre ellos (no solo con la Admón. Pública).

El objetivo de la factura electrónica obligatoria es principalmente reducir la morosidad, mediante el formato digital que garantiza una mayor trazabilidad y control de pagos entre empresarios y profesionales. El futuro reglamento permitirá a la Agencia Tributaria extraer “información estadística de las facturas electrónicas remitidas al sistema público de facturación electrónica”, así como “monitorizar el cumplimiento de la normativa sobre morosidad comercial”.

 

¿CUÁNDO?

Todavía no existe una fecha concreta para la entrada en vigor de la facturación electrónica obligatoria.

Como se ha mencionado anteriormente, el inicio de la obligatoriedad de este artículo depende del desarrollo legal y su aprobación final. De manera que, por el momento, lo único que se puede concretar son las directrices a partir de las que comenzará a aplicarse:

  • Autónomos y empresas con una facturación anual superior a los 8 millonesde euros: tendrán 1 año, a partir del desarrollo reglamentario, para adaptarse a la factura electrónica.
  • Autónomos y empresas con una facturación anual inferior a los 8 millonesde euros: tendrán 2 años, desde la aprobación de dicho desarrollo reglamentario, para adaptarse a la factura electrónica.

 

¿A QUIÉN Y CÓMO AFECTA?

Tanto empresas como profesionales autónomos quedarán obligados a facturar electrónicamente en sus relaciones con otras empresas y profesionales (B2B), comenzando en primer lugar por aquellos que facturen más de 8 millones de euros al año.

En el plazo de dos años desde la entrada en vigor del reglamento, todo el sector privado español deberá hacer uso de la factura electrónica obligatoria en sus relaciones B2B.

 

Por ahora, la obligación de la factura electrónica no afectará:

  • A las relaciones con consumidores o clientes finales (B2C). Por ejemplo, la factura de un fontanero a un usuario particular o una factura simplificada de un restaurante.
  • Por lo que quedan fuera de aplicación ciertos tipos de factura como las facturas simplificadas o las facturas no obligatorias.
  • La obligación tampoco será aplicable cuando una de las dos partes de la operación no tenga en el territorio español la sede de su actividad económica, o no tenga en España un establecimiento permanente al que se dirija la facturación o, en su defecto, el lugar de su domicilio o residencia habitual.

 

NUESTRO CONSEJO Y CONSIDERACIONES

Llevamos más de tres años escuchando la “Ley Crea y Crece”, así como la “Ley de Startups”, y como es lógico para cualquier normativa novedosa, conlleva toda la burocracia que se ha resumido anteriormente. Y todavía se acentúa más cuando esa normativa tiene repercusiones fiscales y mercantiles, de manera que la Ley puede estar aprobada y haber entrado en vigor, pero no todos sus artículos, de los que alguno pareciera que solo tienen escrito el título…

De manera que, sin tener siquiera una fecha aproximada en la que se dé por desarrollado y aprobado el reglamento, y sabiendo que a partir de ese día se dispone de 1 o 2 años para su adaptación, a día de hoy, consideramos innecesario perder tiempo y dinero en implementar los programas o soluciones informáticas que se están ofreciendo en el mercado, entorno a la facturación electrónica obligatoria.

Muchas veces, la solución más eficiente no es la más cómoda o fácil, y desde MMM asesores creemos que esa es una parte del valor añadido que puede ofrecer un asesor. A continuación, y para finalizar este artículo, queremos exponer alguna de las preguntas, búsqueda de recursos y experiencias que deberían plantearse para llegar a tomar la decisión más eficiente:

  • Considerando la actividad de Pymes y autónomos, ¿Cuál es el volumen de facturación mensual?, ¿Con qué estructura y herramientas se cuenta actualmente para la tarea de facturación?, esa estructura ¿Puede asumir la mayor dedicación que supondrá la introducción de datos de manera menos automatizada?
  • ¿Cómo han gestionado la facturación electrónica desde el año 2015, las Pymes y autónomos que hayan tenido relaciones con la Administración Pública?
  • Si todavía no se ha redactado el reglamento definitivo, y aún puede sufrir modificaciones, ¿Cómo puedo estar seguro de que el programa específico que me ofrecen cumpla con lo que se apruebe?

En función del volumen y los plazos de facturación que tenga una Pyme o autónomo, se podrán valorar las siguientes alternativas: